Conditions générales

Obligations de la famille d´accueil:

• Accueillir et intégrer l´hôte dans la vie quotidienne de la famille
• Assurer l´entretien et le nettoyage du logement
• Prévoir l´équipement suffisant et en bon état de la chambre (un lit, une table, une chaise, une lampe et une armoire au minimum)
• Faire en sorte que la chambre soit propre à l´arrivée de l´hôte
• Préparer et partager les repas avec l´hôte
• Donner la clef du logement à l´hôte
• Proposer une lessive par semaine à l´hôte
• Laisser un peu de place dans le réfrigérateur et dans un placard de la cuisine pour que l´hôte puisse y garder les produits alimentaires qu´il achèterait.
• Avoir une assurance en Responsabilité Civile et une Assurance Habitation.
• Les familles d´accueil n´avance jamais d´argent à l ´hôte.
• COVID-19: accord signé du Protocole de Prévention de Your Family in Madrid

Obligations de l´hôte:

• Respecter les heures de repas (et avertir au moins 2 heures avant dans le cas où il ne pourra venir à l´heure)
• Respecter la famille d´accueil et tous ses membres, les autres hôtes du lohgement, leur mode de vie, leurs coutumes, leur logement. En général, l ´hôte doit faire preuve d´ouverture envers la famille qui l´accueille pour garantir un véritable échange.
• Respecter l´utilisation des zones communes: l´hôte ne doit pas accaparer l´espace du salon, de la salle de bain, qui sont des espaces partagés.
• Veiller à la propreté et au rangement de sa chambre.
• L´hôte (ou à défaut ses parents, s´il s´agit d´un mineur) doit avoir informé Your Family in Madrid dès l´envoie de son questionnaire, de ses allergies, maladie et traitements médicaux. En cas d´omission d´information, Your Family in Madrid se réserve le droit de mettre fin au séjour de l´hôte, sans que celui-ci ait droit à aucun remboursement.
• Ne pas inviter de visiteurs sans autorisation préalable de la famille. Dans aucun cas l´hôte ne pourra inviter quelqu´un à passer la nuit chez la famille.
• L´hôte ne peut pas cuisiner. Dans le cas où l´hôte garde des aliments dans la cuisine (jus de fruits, gateaux…), il devra laisser la cuisine dans le même état qu´il l´aura trouvée avant son passage.
• Il est strictement interdit de prendre des photos ou de réaliser une vidéo du logement de la famille sans son accord préalable.
• Avoir une assurance: les hôtes Européens doivent voyager avec la carte de sécurité sociale européenne. Les hôtes extra communautaires doivent s´assurer qu´ils disposent d´une assurance santé complète.
• Les règlements ne se font jamais directement à la famille d´accueil.
• Le séjour minimum est de deux semaines (14 nuits) pour les individuels demi pension et de 4 nuits (pour les groupes)
• COVID-19: accord signé du Protocole de Prévention de Your Family in Madrid
• Pour les hôtes mineurs, une décharge de responsabilité devra être remplie et signée par les parents

Obligations de Your Family in Madrid:

• S´assurer de l´hospitalité des familles d´accueil, de leur prédisposition à accueillir chaleureusement les hôtes et du niveau de confort des logements de celles-ci.
• S´assurer que la famille sélectionnée pour l´hôte correspond aux préférences de celui-ci.
• Contrôler périodiquement les familles d´accueil et actualiser les descriptions (membres de la famille vivant sur place, nouvel agencement du logement, photos actualisées)
• Transmettre à l´hôte toutes les informations nécessaires pour se rendre chez la famille à l´arrivée.
• Mettre tout en oeuvre pour s´assurer de la meilleure relation possible entre l´hôte et la famille durant tout le séjour.
• Dans la cas peut probable où l´hôte ne serait pas satisfait de sa famille d´accueil, Your Family in Madrid s´engage à le changer de famille dans un délai d´une semaine maximum, sauf dans les cas des logements étudiants long séjours.
• Your Family en Madrid s´engage à rembourser le paiement initial nécessaire à la confirmation de la réservation dans les 7 jours suivant le depart de l´hôte, si et seulement si l´hôte n´a occasioné aucun dommage dans le logement de la famille d´accueil et a rendu les clefs. Dans le cas contraire, le montant correspondant à la réparation ou à la copie des clefs sera prélevé du paiement initial, et la différence sera remboursée à l´hôte, avec presentation d´un justificatif (facture ou ticket).
• La caution réglée par le client pour confirmer la réservation sera remboursée par le même moyen de paiement après le départ du client et inspection de la chambre. En cas de dommages occasionnés par le client, qui ne pourraient être pris en charge par l´assurance logement de la famille d´accueil, le montant de la réparation de dits dommages sera déduit de la caution à rendre, après présentation de la facture au client.
• Pour les clients ayant réglés la caution par virement bancaire, Your Family in Madrid s´engage à réclamer au client son numéro de compte pour remboursement dans les 3 jours après le départ de celui-ci. Le client a un délai de 2 mois pour envoyer ses coordonnées bancaires. Au-delà de ce délai,  Your Family in Madrid ne pourra rembourser la caution.

Expulsion:

Your Family in Madrid se réserve le droit d´expulser l´hôte de la famille d´accueil, sans aucun remboursement des versement déjà effectués dans les cas suivant:

• L´hôte a une attitude irrespectueuse ou violente vis-à.vis de la famille et des proches, des autres hôtes, du logement et des biens, ou n´utilise pas d´une façon adéquate et respectueuse les zones communes.
• Le non paiement des loyers.

Actualisation Septembre 2021/Protocole COVID:

• L´hôte ne respecte pas les mesures de prévention du protocole de Your Family in Madrid et/ou les mesures de prévention du Ministère de la Santé espagnol.

Conditions de modification et d´annulation des réservations:

A)Modification de réservation et annulation pour les individuels

1. Modification de réservation:

La modification de la réservation (changement de dates d´arrivée et/ou de départ) pourra étre réalisé jusqu´à une semaine avant le jour d´arrivée prévu initialement. En de-ça de ce délai, le loyer correspondant à la période comprise entre le jour d´arrivée initial et le jour d´arrivée réel sera dû. La disponibilté de la famille d´accueil initialement confirmée ne sera pas garantie, et le cas échéant, l´hôte sera logé chez une autre famille.

2. Annulation

Avant l´arrivée: en cas d´ annulation, le versement initial pour la confirmation de la réservation ne sera rendu que si l´annulation est communiquée par le client au minimum 10 jours avant l´arrivée prévue. Pour les longs séjours (3 mois en plus), la demande d´annulation devra être communiquée un mois avant la date d´arrivée.

Annulation pendant le séjour: en cas d´ annulation pendant le séjour, un préavis de 30 jours sera demandé dans tous les cas. Si le préavis est respecté, la caution sera rendue, mais les loyers déjà payés ne seront remboursés en aucun cas. Si le préavis n´est pas respecté la caution ne sera pas rendue, et les montants déjà payés ne seront pas remboursés.

Actualisation Septembre 2021/ Protocole COVID:

• En cas d’annulation avant le début du séjour, la caution ne sera restituée que dans le cas où l´Etat d´Alerte est décrété (tant das le pays d´origine qu´en Espagne), ou le confinement de la zone géographique à laquelle appartient le participant / client ou à laquelle la famille d’accueil appartient.
• Si l´annulation est dûe à un cas de contagion dans les 15 jours avant le début du séjour (et le client ne peut donc pas voyager), la caution sera conservée pour un voyage ultérieur (à réaliser dans un délai d´un an), et , le cas échéant, les autres sommes versées seront remboursées. La preuve du test positif devra être apportée par le client.
• En cas d’annulation pendant le séjour, la caution sera restituée après le départ, mais pas les sommes versées pour le séjour du participant / client.

Les demandes de modification ou d´annulation devront toujours être communiquées par écrit (email) à nos services.

B) Modification de réservation et annulation pour les groupes

1.Modification de réservation

La modification de la réservation du groupe (changement de dates arrivée et/ou départ, changement du nombre de participants) pourra étre réalisée jusqu´à 1 mois (30 jours) avant l´arrivée. Le cas échéant, les familles d´accueil pourraient être différentes (problème de disponibilité) et le devis sera recalculé en fonction du nombre réel de participants. Si la modification a lieu dans un délai inférieur à 1 mois (30 jours) avant la date d´arrivée, un supplément de 5€ par participant par semaine sera demandé et dans le cas où le nombre de participants diminuerait , la différence ne serait pas remboursée.

Actualisation Septembre 2021/Protocole COVID:

Dans le cas de modification du nombre de participants due à des cas de contagion, les conditions appliquées seront les suivantes:

• Entre 15 et 7 jours avant la date du début de séjour, le participant positif ne pouvant participer au voyage (la preuve du test positif devra être apportée par le participant) devra régler 30% du coût de son séjour.
• Si la contagion a lieu dans la semaine antérieure à la date du début de séjour (mois de 7 jours) , le participant positif (qui devra donner la preuve du test positif) ne pouvant participer au voyage devra régler 50% du montant de son séjour.

2.Annulation

En cas d´annulation, le versement initial pour la confirmation de la réservation ne sera remboursé que si la demande d´annulation est formulée au minumum 1 mois (30 jours) avant la date d´arrivée du groupe.En de-ça de ce délai, ancune somme ne sera remboursée (ni le versement initial, ni les 50% du total de la réservation devant étre versé un mois avant l´arrivée).En cas d´annulation pendant le séjour d´un ou plusieurs participants, aucun versement réalisé ne sera remboursé.

Actualisation Septembre 2021/Protocole COVID

Avant le début du séjour, en cas d’annulation pour Etat d´Alerte  ou impossibilité de voyager décrété par les autorités nationales (tant das le pays d´origine qu´en Espagne), pour confinement de la zone géographique à laquelle appartient le participant / client ou à laquelle la famille d’accueil appartient, le séjour pourra être reporté à des dates ultérieures pendant la même année scolaire. Les montants perçus seront gardés à titre d´avoir. Si le séjour devait être reporté à l´année scolaire suivante, les montants perçus ne seraient pas rendus.

En cas d’annulation pendant le séjour, la caution sera restituée après le départ, mais pas les sommes versées pour le séjour du participant / client.

Les demandes de modification ou d´annulation devront toujours être communiquées par écrit (email) à nos services.